Efficiënt vergaderen?

Waar gewerkt wordt, wordt vergaderd. Als het niet Offline is dan wel online, we ontkomen er niet aan. De seconden, minuten en uren tikken weg en ondertussen worden er geen knopen doorgehakt. Ben je helemaal klaar met vergaderingen waar geen knoop doorgehakt wordt? Hoogstwaarschijnlijk ben je niet alleen. Tijd om effectief te vergaderen! We geven je 8 praktische tips.

#1 is de vergadering echt nodig?

Misschien is een telefoontje, e-mail of een kort gesprek al voldoende. Voorkom onnodig vullen van agenda’s.

#2 Een goede voorbereiding is het halve werk

Bepaal vooraf de agendapunten en stuur deze naar de aanwezigen. Zo zijn alle deelnemers op de hoogte van wat er besproken wordt. De belangrijkste agendapunten krijgen voorrang. Zorg ook dat je de nodige materialen klaar hebt liggen zoals een laptop voor notulen, notitieblokken, pennen en eventueel een beamer of scherm.

#3 Tijd is tijd!

Heb je de vergadering om 11.00 uur gepland maar is nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen want tijd is voor alle deelnemers kostbaar.

#4 Zorg dat de vergadering niet langer duurt dan 1,5 uur

Een vergadering van 1 uur vergt al veel van alle deelnemers, laat staan een vergadering van 2,3 of 4 uur. Wil je langer vergadering? Zorg dan voor een pauze met bijvoorbeeld een lekkere lunch.

#5 Respecteer gemaakte beslissingen

Ga in een vergadering een vorige beslissing niet in twijfel trekken. Op deze manier wek je frustratie op bij je deelnemers.

#6 Werk doelen en taken uit in een schema

Werk met notulen in de vorm van een besluiten- of actielijst. Hiermee bepaal je wie wat wanneer doet. Zorg dat je de actielijst bijhoudt.

#7 Staand vergaderen

Het voordeel bij staand vergaderen is dat iedereen geconcentreerd blijft. Het is minder prettig dan zittend vergaderen, hierdoor maken deelnemers sneller en effectievere beslissingen. Staand vergaderen is ook nog eens gezond, zeker voor mensen die een zittend beroep hebben.

#8 Verander van omgeving

Om echt even out of the box te denken, is een andere omgeving heel belangrijk. Zo word je uit de  dagelijkse sleur getrokken en word je minder afgeleid door randzaken. Dus kies voor een externe locaties. Reserveer bijvoorbeeld een vergaderruimte in De Koningshof met heerlijke hapjes en verse koffie.
Copyright © De Koningshof 2024 | Gerealiseerd door DIXID